Cadeautje van een relatie? Terughoudendheid geboden!

Rector magnificus Carel Stolker stelde het bij de presentatie van de Gedragscode Integriteit, begin november zo: ‘De meeste mensen hebben een gezond pluis/niet pluis-gevoel.’ Voor alle duidelijkheid heeft de Universiteit Leiden richtlijnen vastgelegd die aangeven hoe te handelen. Bijvoorbeeld bij het ontvangen van cadeaus.

Relatiegeschenken

De periode voorafgaand aan Kerstmis is bij uitstek de tijd van de relatiegeschenken. Het bedrijfsleven deelt royaal uit. Wanneer mag een universitaire medewerker een geschenk aannemen?

In de cao Nederlandse Universiteit staat: Het is de werknemer in zijn functie verboden vergoedingen, beloningen, giften of beloften van derden te vorderen of te verzoeken. Het is de werknemer in zijn functie verboden vergoedingen beloningen of geschenken aan te nemen, tenzij de werkgever hiermee instemt.


Altijd weigeren hoeft niet

De richtlijn van de Universiteit Leiden gaat niet zo ver dat u te allen tijde een 'persoonlijk voordeel' zoals een geschenk zou moeten weigeren. Onder 'persoonlijk voordeel' wordt ook verstaan: kaartjes voor bijvoorbeeld een theatervoorstelling of sportevenement. Waar het om draait is dat uw onafhankelijke positie niet wordt beïnvloed. Dit geldt natuurlijk vooral als u een functie hebt waarin u betrokken bent bij het vergeven van opdrachten aan bedrijven of collega-instellingen. 

Nooit vragen of eisen

Het spreekt vanzelf dat u aan een (potentiële) opdrachtnemer/leverancier nooit een geschenk of een dienst mag vragen, laat staan eisen.  U mag ook niets aannemen als er onderhandelingen met de opdrachtnemer worden gevoerd, als sprake is van een leverancier van diensten of goederen en in situaties waarin een opdrachtnemer nog iets ‘nodig’  heeft, bijvoorbeeld een opdracht.

Geschenk melden bij leidinggevende

Is van de hiervoor geschetste situaties geen sprake, dan kunt u incidenteel een geschenk met een maximale waarde van 50 euro accepteren. U moet dit wel bij uw leidinggevende melden. Het zal gevallen betreffen waarin de beleefdheid vraagt om een uitwisseling van geschenken of omdat u bijvoorbeeld een presentatie hebt gegeven. In geval van twijfel overlegt u met de leidinggevende hoe te reageren.

Netwerken

Netwerken kan belangrijk zijn in uw functie. Hoe gaat u om met uitnodigingen voor netwerkborrels en –bijeenkomsten van zakelijke relaties van de universiteit? Het gaat wederom om het behoud van uw onafhankelijkheid. Daar komt bij dat u alleen uitnodigingen mag  accepteren als de bijeenkomst waarom het gaat functioneel, sober en doelmatig is. Ook speelt wederkerigheid een rol.  Als uw afdeling vertegenwoordigers van deze relatie ook wel eens uitnodigt voor een relatieborrel, wordt de onafhankelijkheid minder snel aangetast. En ook hier is het adagium: overleg met uw leidinggevende als u twijfelt.

NB. Binnen uw eenheid of afdeling kunnen huisregels gelden die afwijken van de richtlijnen.

(CH)


Laatst Gewijzigd: 12-12-2016