Declaraties

Veelgestelde vragen over indienen en beoordelen van declaraties.

• Declaraties van personeel in dienst van de Universiteit Leiden
• Declaratie van personeel niet in dienst van de Universiteit Leiden

Declaraties van personeel in dienst van de Universiteit Leiden

Selfservice 'Reizen en Onkosten' portal
Per 5 november 2012 is de  Selfservice 'Reizen en Onkosten' portal volledig binnen de Universiteit Leiden uitgerold. Derhalve dient u uw declaratie en de daarbij behorende bewijsdocumenten via deze selfservice portal aan te leveren. Via selfservice kunt u niet alleen uw reisaanvraag en reisdeclaratie indienen bij de budgethouder, maar ook uw overige declaraties.

Op de introductiepagina van de selfservice 'Reizen en Onkosten' zijn korte instructies opgenomen waarin wordt aangegeven hoe een declaratie via selfservice moet worden ingediend.

Hoe verloopt het proces van declaratiebeoordeling?
Nadat u de declaratie heeft ingediend via selfservice, kan de budgethouder de declaratie bekijken en beoordelen. Na goedkeuring door de budgethouder wordt de declaratie vervolgens door het FSSC beoordeeld op wet- en regelgeving.
Op de introductiepagina van de Selfservice 'Reizen en Onkosten' zijn Handleidingen en korte instructies opgenomen waarin wordt aangegeven hoe een reisaanvraag of declaratie via selfservice moet worden ingediend en afgehandeld.

Hoe vraag ik de status van een declaratie op?
Op de introductiepagina van de Selfservice 'Reizen en Onkosten' zijn Handleidingen en korte instructies opgenomen waarin onder meer wordt aangegeven hoe de status van een declaratie via selfservice kan worden opgevraagd.

Declaratie van personeel niet in dienst van de Universiteit Leiden

Als medewerker, niet in loondienst, kunt u bepaalde personele en materiële kosten declareren. Dit kunt u doen door onderstaand "Declaratieformulier-Personeel-niet-in-loondienst" in te vullen. Scan eerst uw bonnen in voordat u begint met het invullen van het formulier.

Hoe het formulier in te vullen?
1.   Eerst vult u alle gegevens in. Deze bestaan uit o.a.: 
      - uw persoonlijke gegevens  
      - de gegevens van uw bank 
      - uw bankrekeningnummer
2.   Vervolgens specificeert u de kosten, de onkostensoort, de datum van de uitgave,
      het sapnummer en de hoogte van het bedrag.
3.   Daarna voegt u alle relevante bewijsdocumenten toe.
4.   Sla de declaratie op met uw naam en datum van verzending
5.   Tot slot drukt u op de button “opslaan & Verzenden". Dit is alleen mogelijk indien
      u het formulier volledig heeft ingevuld.
6.   Vermeld in het onderwerpveld van de e-mail de naam van de declarant. 

Indien sprake is van ter beschikking stelling van apparatuur moet het formulier 'Overeenkomst zakelijk gebruik' (zie hieronder) uitgeprint worden en ingevuld en ondertekend worden toegevoegd bij de bewijsdocumenten.
Na het opslaan en verzenden wordt de declaratie automatisch ter verdere afhandeling naar het FSSC gestuurd. Indien u vragen heeft over het invullen van het declaratieformulier dan kunt u contact opnemen met het FSSC (071-527 5555).

Let op: Het digitale formulier werkt vooralsnog alleen nog op een Windows computer met een e-mail cliënt. Indien u niet beschikt over een Windows computer met een e-mail cliënt of u werkt met een ander besturingssysteem, kunt u het ingevulde formulier met de daarbij behorende bijlage(n) additioneel toegevoegd opsturen naar
fssc@bb.leidenuniv.nl. Voor een snelle afhandeling en betaling van de declaratie is het belangrijk dat het formulier volledig is ingevuld.